Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
МЫ РАДЫ ВАМ ПОМОЧЬ
Юр-поддержка населения > страхование > Как списать документы в архив

Как списать документы в архив

За время деятельности организации накапливают большое количество документации. С проблемой хранения, систематизации и утилизации бумаг обычно сталкиваются бухгалтеры и сотрудники сферы делопроизводства, потому что крайне редко фирмы могут позволить себе держать в штате архивариуса. В случае если у сотрудников нет времени следить за этим, можно периодически прибегать к услугам архивных компаний. Списание документов организации должны осуществлять в соответствии с действующими нормативными актами.

Уважаемые друзья! Посетив наш сайт Вы узнаете много познавательной информации решения юридических вопросов.

Но если Вы хотите узнать ответ конкретно Вашей проблемы, мы также сможем вам помочь. Обращайтесь в форму онлайн-консультанта, наши специалисты по юриспруденции в максимально короткий срок ответят Вам четко и по существу.

Консультация предоставляется БЕСПЛАТНО !

Содержание:

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час! За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики. Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем! Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?

Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя. На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты. Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала — кварцевого песка при температуре более градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу 75 лет хранения , в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение. На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем.

Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение. Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение? Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение. Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?

Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы. Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив? Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.

Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах! Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?

Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение. Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов. В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию. Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации.

На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения. Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт.

Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве. Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.

Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения! Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ!

Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, то есть составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, то есть ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи.

В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида наименования и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.

Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т. Вот и все. В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации. Эти две суммы должны обязательно совпадать.

Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание.

Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!

Когда и почему? Как будут развиваться события? Кроме того, см. После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд например, на черновики запрещено! Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат. Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару — мешки или коробки.

Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов. Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.

Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы. При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов.

В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности. Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство , а другие — именно на конфиденциальности и высокой степени надежности.

Частые вопросы. Информация Законодательство Литература Практика Термины Скачать бланки Список архивов Уничтожение документов с истекшим сроком годности Правильный переплет документов.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения

На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт. Такой Акт составляют в 2 экземплярах , как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов.

Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов. Данный этап предполагает выбор места хранения документов.

Порядок списания документов с истекшими сроками

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Популярные статьи на портале в октябре г. Предыдущая статья. Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота. В процессе деятельности организации создается огромное число документов. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье. В процессе деятельности любой организации создается значительнее число документов, однако их ценность неодинакова. Различная ценность информации, зафиксированной в документах, обуславливает необходимость ее внимательной оценки. Основным критерием определения ценности документов является их содержание.

Списание документов в архив

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона". Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

В любой компании с течением времени накапливается невероятное количество документов: из бухгалтерии, первичного списка документации, из отдела кадров и, конечно, в архивах.

Увеличение числа документов — проблема, с которой сталкивается практически любая фирма, существующая более двух или трёх лет. Задачу по оптимизации работы с документами помогает решить списание документов. На одном из этапов этого процесса осуществляется оценка принадлежащих компании документов — часть из них отправляется в архив.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Дела же временного хранения до 10 лет включительно могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно подшить документы для хранения в архиве часть 1

В процессе работы с документами и формирующимся архивом предприятия рано или поздно приходится сталкиваться с тем, что часть документов, заполняющих полки архива, необходимо уничтожить. При этом в процессе уничтожения важно не потерять необходимые бумаги и оптимизировать систематизацию и хранение оставшихся после уничтожения дел. Решать эти задачи призвана экспертная комиссия и служба делопроизводства и архива предприятия, а в случае их отсутствия — сторонняя организация. Если на вашем предприятии все в порядке, то у вас уже имеется и работает номенклатура бумажных и электронных дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Микрозайм денег онлайн. Быстрый займ без проверок. Займ без номера телефона. Срочные деньги на карту уже. Первый займ бесплатно. Быстрый займ на карту без отказов и без процентов онлайн.

Следующий этап экспертизы ценности документов осуществляют в архиве организации. При передаче дел в архив организации осуществляют.

Для этого достаточно рассчитать стоимость чистых активов. Если стоимость чистых активов имеет положительное значение, имущество ликвидное, то можно говорить о возможности процедуры добровольной ликвидации. Принятие решения о ликвидации уполномоченным органом управления организации. Обычно с принятием такого решения одновременно принимается решение о назначении ликвидационной комиссии или ликвидатора. С момента утверждения ликвидационной комиссии или ликвидатора к ним переходят все обязанности органов управления организацией.

Сдача документов в архив

Участники программы признаются, что полюбили Псков и намерены здесь жить, работать и растить детей. Северо-Кавказский ФО. Россия и соотечественники. В смоленском Талашкино, трудами и заботами необыкновенной русской меценатки и коллекционера княгини Марии Тенишевой, был создан уникальный ремесленно-художественный центр, слава о котором в те годы вышла далеко за пределы России.

Списание и утилизация архивов

Документы о государственной регистрации акта гражданского состояния имеют правовую силу, только если они оформлены установленным порядком на специальном бланке на бумажном носителе. Поэтому в электронном виде они не выдаются не направляются. Где можно получить утраченное свидетельство о рождении бабушки, которая родилась в Москве в году. Метрические записи, произведенные в более ранний период церквями, находятся на хранении в Центральном историческом архиве Москвыг.

Задать вопрос. Ваше имя.

Информация о США. Консульские услуги Общая информация Вниманию посетителей консульского отдела. Памятка по наиболее часто задаваемым консульским вопросам. Рассмотрение обращений, заявлений и жалоб граждан. Контакты консульств.

Списание документов

Форма справки - объективки на кандидата в арбитражные заседатели. Список арбитражных заседателей. Общая информация об институте арбитражных заседателей. Права лиц, участвующих в деле. Инструкция об особенностях ведения делопроизводства в Арбитражном суде города Санкт-Петербурга и Ленинградской.

Уничтожение документов

Третий вариант - когда работодатель принуждает платить. Говорит, что уволим, если не будешь платить за патент. Ссылки на указ президента в большинстве случаев не работают - от них отмахиваются под разными предлогами. Или что это только в Москве [работает], а в Москве говорят, что это только для тех, у кого патент заканчивается в период с 15 марта по 15 июня.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: График приема документов в архив
Комментариев: 5
  1. Галина

    По моему мнению, Вы заблуждаетесь.

  2. Мария

    Ты этого не сделаешь.

  3. rortlighchen

    Замечательно, очень ценная информация

  4. Епифан

    Извините, вопрос удален

  5. caudarkspin70

    Я прочитала вашу статью и мне очень понравилось, спасибо вам.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2020 Юридическая консультация.