+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Нужно ли вести журнал приказов по личному составу

Нужно ли вести журнал приказов по личному составу

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот. Дорогие читатели!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу Почти все приказы по личному составу персонифицированы.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" утв. Постановлением Госстандарта России от На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации - их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:.

Постановлением Минтруда России от Приказом Минздравсоцразвития России от Приказом Минэкономразвития России от Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнала учета отпусков законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации например, Инструкции по делопроизводству , в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации - автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода квартала, года , заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Приказом Минкультуры России от Чершинцева Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики".

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С?

Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. Обоснование: Согласно п. На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации - их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утв.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня. Новые темы форума. Оптометрист Подбор рабочих строительных специальностей Психологическое тестирование сотрудников Разный Режим рабочего времени у одинаковых должностей Увольнение по сокращению.

Зайти на форум Задать вопрос. Новые комментарии. Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Подписка на обновления.

Нужно ли вести журнал приказов по личному составу

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу Почти все приказы по личному составу персонифицированы.

Виды приказов по личному составу:. Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы — это приказы по основной деятельности, а не по личному составу. Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров. Ответ : Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде.

При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде не установлена. Валентина Андреева, к. Наименование журнала кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля г.

Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью.

Правила и образец заполнения журнала Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы 75 лет Журнал учета личных дел Не предусмотрена Произвольная Для отражения и учета личных дел работников 75 лет Журнал регистрации договоров о материальной ответственности Не предусмотрена Произвольная Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены 75 лет Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей Предусмотрена приказом Минздрава СССР от 29 сентября г.

На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.

Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу например, п. Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от Так, п.

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу — отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.

Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения — все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале.

Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра. Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утв. Постановлением Минтруда России от Приказом Минздравсоцразвития России от Приказом Минэкономразвития России от Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнала учета отпусков законодательно не утверждена.

Организация обучения безопасности труда. Система стандартов безопасности труда. Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы 75 лет Журнал учета личных дел Не предусмотрена Произвольная Для отражения и учета личных дел работников 75 лет Журнал регистрации договоров о материальной ответственности Не предусмотрена Произвольная Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены 75 лет Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря г.

Назначение документа Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации приказов по личному составу , что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ. Законодательная база О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится.

На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации например, Инструкции по делопроизводству , в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода квартала, года , заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.

В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации. Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации. Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно. Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок. А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу. Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок , а не распечатан вчера и не оформлен задним числом. В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации , при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив , при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала. Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома , если папка заполнена максимум листов в деле — Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой.

Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей. Если в деле не может быть больше листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества. Разделите на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц. Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов. Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине пример заполнения скачать здесь.

Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:. Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем , а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

Когда дело закрывается с окончанием года или по наполненности , оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом. Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой,ориентированной на кадры. Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования.

В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать. Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации. Нужно избегать коррекции записей в журнале подчисток, приписок, зачёркиваний , это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

Если есть необходимость оформить запись задним числом , например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:.

Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала , достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал. Многие руководители предприятий задаются вопросом — обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу. Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в году. Ведение кадровых документов — важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день. К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику. Один из таких документов — журнал регистрации приказов по личному составу.

Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления? Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации. В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ. Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе.

Это подтверждающий документ, доказательство. Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам. Регистрация может придать документам юридическую силу.

Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным?

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии. При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует. Личный состав — весь персонал компании постоянный и временный , занятый в трудовой сфере компании. Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:. Правила ведения Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:. Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:. Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты , заверены печатью и подписью директора доверенным лицом директора. Срок хранения Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет. Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании.

Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов , осуществлять профессиональный контроль. Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: Это быстро и бесплатно! Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. Это приказ о приеме человека на работу;о переводе или увольнении;о получении отпуска;об аттестации сотрудника;о назначении премий и т. Наименование журнала кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля г.

Журнал регистрации кадровых приказов распоряжений по личному составу 75 лет хранения имеет табличную форму , и обычно в него вносятся следующие данные :. В журнале регистрации учитываются все без исключения приказы, созданные и подписанные руководством организации, связанные с передвижением сотрудников.

Специалист по кадрам на основании текста, прописанного в приказах, делает соответствующие записи в журнал. В нем указывается некое конкретное действие: прием и увольнение работника, дисциплинарное взыскание, необходимость внедрения новой технологии и многое другое.

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. Аккуратность заполнения регистрационного справочника, четкое ведение учета — основные требования по выполнению обязанностей кадровыми специалистами. Сроки хранения распорядительных документов разработаны для возможности использования записей по запросу от органов государственного уровня, а также, если возникает необходимость в данных у сотрудников.

Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Организация обучения безопасности труда.

Система стандартов безопасности труда. В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:. Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора.

Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы — это приказы по основной деятельности, а не по личному составу. Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет. Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена. Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации.

Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье. Журнал регистрации определенных приказов распоряжений по личному составу имеет срок хранения 75 лет.

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от Так, п.

Журнал регистрации приказов по личному составу — это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке.

Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам. Многие руководители предприятий задаются вопросом — обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала. Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации инструкции или положении по делопроизводству или др. На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утв.

Обычно используются формы такого типа — Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации. Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.

Вынужденный простой по вине работодателя ТК РФ трактует как временное приостановление деятельности для решения экономических, технологических, организационных и иных вопросов.

Разберемся, как оформлять и оплачивать такой период. При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников.

При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия. Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию.

Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов. Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала. Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство. Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации.

Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника. Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер. Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху. Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней. Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок , а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение. Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации , при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив , при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала. Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома , если папка заполнена максимум листов в деле — Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой.

Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей. Если в деле не может быть больше листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества. Разделите на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц. Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов.

Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине пример заполнения скачать здесь. Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний.

Дальше следуем алгоритму:. Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем , а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый.

Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать. Когда дело закрывается с окончанием года или по наполненности , оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом. Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой,ориентированной на кадры. Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования.

В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать. Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации. Нужно избегать коррекции записей в журнале подчисток, приписок, зачёркиваний , это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

Если есть необходимость оформить запись задним числом , например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:. Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала , достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал. Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами.

Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера. Постановление Росархива от Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ — журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые — на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания. Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов.

Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение. Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены.

В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение. Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая летний период.

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Помимо реестра приказов по личному составу о работниках , организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации.

Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов. Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности а без них никак не обойтись обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:. Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме. Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Регуляторная политика Согласно приказу Минкультуры РФ от Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения.

Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет. По причине разных периодов хранения, рекомендуется оформление одновременно двух форм журналов регистрации приказов.

Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от Защита от неправомерных изменений Применяются следующие меры для защиты документа от изъятий и вложений:.

Книга журнал регистрации приказов достаточно часто представляется в судебные органы в качестве доказательства действительной даты издания приказа в случае возникновения спора с работником о дате приказа, особенно, при применении дисциплинарных взысканий. Рекомендуем решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

Можно ли присваивать номера по приказам через дробь? Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения. Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников. На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы или другие оформляемые служащими документы получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

В связи с этим, оформление Книги приказов — обязанность. И без этого шага без регистрации распорядительного документа он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений. Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:. Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников не относящихся к руководству в соответствии с уставом.

К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов. В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:. Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия.

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников.

Обязанность работодателя вести такие журналы не установлена ни Трудовым кодексом РФ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом. С целью систематизации информации об изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа организация вправе но не обязана вести в свободной форме соответствующий журнал регистрации учета кадровых приказов. Подробнее об обязательных и рекомендованных кадровых журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см.

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:. Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.

Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда. Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:. В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения.

Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. Отвечает Александр Сорокин,. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа. Тема: Штрафы, ответственность.

Для систематизации информации об изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа организация ведет журнал регистрации. Ответственность за отсутствие журналов. Нужно ли применять ККТ при выдаче или возврате займа? Зарегистрируйтесь и продолжайте читать! Зарегистрируйтесь и продолжите чтение. Регистрация займет всего полторы минуты. У меня есть пароль.

Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Войти или. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале. Будьте в курсе! Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Меню Темы. Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку. Наименование журнала кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ.

Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации. Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации.

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля надзора , органами муниципального контроля. Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц.

Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания. Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Предусмотрена статьей Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве.

Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков. Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации. Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению. Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников. Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих.

Для отражения и учета данных окомандированных и пункте их назначения. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания. Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации. Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации.

Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам. Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов.

Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения. Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников. Предусмотрена ГОСТ Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Рекомендована ГОСТ Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников. Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки.

Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников. Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи. Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания. Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов.

Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком. Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия.

Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком. Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы.

Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены. Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей. Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи.

Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях.

Ответственность за отсутствие журналов регистрации приказов

Обязанность работодателя вести такие журналы не установлена ни Трудовым кодексом РФ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом. С целью систематизации информации об изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа организация вправе но не обязана вести в свободной форме соответствующий журнал регистрации учета кадровых приказов. Подробнее об обязательных и рекомендованных кадровых журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:.

Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер. Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Не нужен журнал регистрации приказов у ип рф 2020

Журнал регистрации приказов распоряжений по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации ст. Приказом Минкультуры России от Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Журнал регистрации приказов обязательно ли вести

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнала учета отпусков законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации например, Инструкции по делопроизводству , в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С. Делопроизводство и архивное дело. Постановлением Госстандарта России от Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер. Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.

Пример журнала регистрации приказов работодателя. Нужен ли журнал приказов работодателя. Содержание журнала регистрации приказов работодателя. Ведение журнала регистрации.  Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу? Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа. Вся организационно-распорядительная документация в организации может быть разделена на две больших группы: приказы и распоряжения по основной деятельности; приказы по личному составу.

Надо ли вести журнал регистрации приказов

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу таких как прием,увольнение,перевод. Для юридических лиц законодательством не предусмотрена обязанность вести журнал регистрации кадровых приказов. Однако обязанность ведения такого журнала может быть предусмотрена отдельными приказами о ведении делопроизводства федеральных и иных служб финансируемых из бюджета государственных.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты.

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно. Делопроизводство и архивное дело.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. loawoodgpoga

    Тарас добрый вечер.а если есть просрочки по кредитам могут ли не выпустить за границу?

  2. Евграф

    Да все ясно только чьи права охраняют эти правооохранители?

  3. freedripo91

    Та обдирають як липку послєдню.шакали коли вони наїдяться вже.шо ще не всі вілли скупили за бугром?

  4. Остап

    А что грозит если знают, что наминал ? И как долго можно не ходить ссылаясь на больничный ?

  5. breakmisi

    Главного не сказал, при нападении пробивать вертушкой. Шутка. Надо таскать ГБ.